Orientações sobre Convênio nº108/2018
Trâmites de aprovação de eventos ou cursos pagos - uso do Convênio 108/2018.
Confirmado que seu evento será pago e/ou receberá patrocínios e/ou necessitará de recursos externos, iremos te passar algumas orientações. Ok? Vamos lá.
Para gerência de eventos pagos (abertura de centro de custo), a UFLA, em intermédio da Pró-Reitoria de Extensão, Esporte e Cultura (PROEEC), realizou um convênio com a Fundação de Desenvolvimento Científico e Cultural (FUNDECC), o chamado Convênio 108/2018, que visa fortalecer a extensão universitária da UFLA por meio de fomento de eventos de extensão de pequeno e médio porte, visando atender as comunidades interna e externa da universidade. Esta parceria busca atender a demanda por uma gestão administrativa e financeira necessária para realizar os eventos da UFLA, para isso, a FUNDECC contribuirá com sua experiência e agilidade, inclusive para alocação de recursos materiais e financeiros para o efetivo apoio.
A abertura de centro de custo é direcionada para os eventos onde haverá a necessidade de gestão financeira de recursos oriundos de inscrições, patrocínios, doações e etc.
Então, a partir de agora, iremos te orientar para os trâmites necessários para esta parceria. Só reforçamos que o prazo estipulado para toda análise e operacionalizações é de 90 dias, então não deixe para última hora. “Segue mais”:
1. Primeiramente, caso você seja de unidade acadêmica, fale com a Chefia do Departamento antes de registrá-lo, para facilitar posteriormente a aprovação;
2. Ótimo, agora você será o(a) Coordenador(ra) do Evento, então é só entrar no SIG, seguir o tutorial e registrar seu evento. Clique aqui para o tutorial completo de registro no SIG. Mas, atenção, no caso de eventos pagos, a etapa inicial de registro no SIG vai até a aprovação da chefia do departamento, em caso de Unidade Acadêmica. Já no caso de Unidade Administrativa (Pró-Reitorias), a etapa inicial se dá a partir do registro final do Coordenador do Evento;
3. Ok! Então, registrado o seu evento no SIG, em caso de Unidade Acadêmica, você encaminhará, via SIG, para aprovação da Chefia Departamental. Já, se você é de alguma Unidade Administrativa ou do Instituto de Ciências, Tecnologia e Inovação (ICTIN), encaminhará direto para aprovação da PROEEC;
4. De toda forma, o evento registrado precisa estar com o seguinte status:
5. Aí, após identificada a situação de aprovação correta, é só emitir o “Extrato do Registro do Evento”, conforme orientações no vídeo a seguir. Clique aqui para acessar o vídeo;
6. Com extrato salvo, você preenche o Plano de Trabalho do Convênio 108/2018 e encaminha ambos para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.;
7. A PROEEC, por sua Comissão Específica, fará a análise quanto à finalidade do evento, se enquadra no objeto do Convênio 108/2018, “Fortalecimento das atividades de extensão da UFLA”;
8. Enquadrando-se no objeto do Convênio 108/2018, a PROEEC encaminha para a FUNDECC para a análise financeira do Plano de Trabalho. Caso reprovado pela PROEEC, é devolvido para o Setor de Origem;
9. Após análise da FUNDECC:
9.1 Em caso de aprovação, o Plano de Trabalho é devolvido para o Coordenador do Convênio 108/2018 para assinatura (Setor de Cursos e Eventos - Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.). Após assinado, é devolvido para a FUNDECC, com cópia para o Coordenador do Evento, para que ocorra o diálogo sobre os trâmites financeiros;
9.2 Em caso de reprovação, mas passível de adequações, é devolvido para o Coordenador do Evento para as alterações necessárias. O Coordenador do Evento realizada as alterações, com orientação da FUNDECC, e devolve o Plano para a FUNDECC, voltando para o item anterior;
9.3 Em caso de reprovação total, a FUNDECC encaminha para a PROEEC, que devolverá para o Setor de Origem.
Por fim, todos nós da UFLA e da comunidade em geral, ficamos muito felizes por sua iniciativa! Parabéns!
Todas as orientações, como modelos de documentos, estão disponíveis no site da FUNDECC, no link: https://fundecc.org.br/portal-do-pesquisador/
DOCUMENTOS
Convênio nº108/2018 - "Fortalecimento das atividades de Extensão na Universidade Federal de Lavras"
Primeiro termo aditivo ao Convênio nº108/2018